🔵 பகுதி – 1 : அறிமுகம், வரையறைகள், தகுதிகள் (Rules 1, 2, 3)

இப்போது முதல் பகுதியாக இதைத் தமிழில் தருகிறேன்.

RULE 1 — குறுகிய தலைப்பு (Short Title)

இந்த விதிகள் “Notaries Rules, 1956” எனப்படும்.

RULE 2 — வரையறைகள் (Definitions)

இந்த விதிகளில், கீழ்க்கண்ட சொற்கள் குறிப்பிட்ட பொருள் தரும்:

(a) “appropriate Government” – சம்பந்தப்பட்ட அரசு

• ஒருவரை மத்திய அரசு நியமித்தால் → அது தான் appropriate government.
• ஒருவரை மாநில அரசு நியமித்தால் → அந்த மாநில அரசு தான் appropriate government.

(b) “Form” – படிவம்

இந்த விதிகளுடன் இணைக்கப்பட்ட படிவங்களைக் குறிக்கும்.

(c) “Act” – சட்டம்

Notaries Act, 1952 (53 of 1952).

(d) “Schedule” – அட்டவணை

இந்த விதிகளுடன் இணைக்கப்பட்ட அட்டவணை (Schedule) ஆகும்.

RULE 3 — நோட்டரியாக நியமிக்கத் தேவையான தகுதிகள் (Qualifications for Appointment)

ஒருவர் நோட்டரியாக நியமிக்கப்பட அவரின் விண்ணப்பிக்கும் தேதியில் கீழே உள்ள தகுதிகளில் ஏதாவது ஒன்று இருக்க வேண்டும்:

A. Advocate (வழக்கறிஞர்) இருப்பவர்கள்:

சாதாரண பிரிவு:

• குறைந்தது 10 வருடங்கள் practice செய்திருக்க வேண்டும்.

SC / ST / OBC:

• 7 வருடங்கள் practice செய்திருந்தால் போதும்.

பெண்கள்:

• 7 வருடங்கள் practice போதும்.

உடல் ஊனமுற்றோர் (Benchmark Disability):

• 7 வருடங்கள் practice செய்திருக்க வேண்டும்.

B. இந்திய சட்ட சேவை (Indian Legal Service) உறுப்பினர்

• இந்திய சட்ட சேவையில் பணிபுரிந்திருந்தால் தகுதி உண்டு.

C. அரசுப் பணி / நீதித்துறை அனுபவம் (10 ஆண்டுகள்)

பின்வரும் பணிகளில் 10 ஆண்டுகள் அனுபவம் இருந்தால் நோட்டரியாகலாம்:

1. நீதித்துறை சேவையில் 10 ஆண்டு
2. மத்திய/மாநில அரசில் சட்ட தொடர்பான பொறுப்பு
3. ஆயுதப் படையின் சட்டப் பிரிவு — Judge Advocate General Department

🔵 பகுதி – 2 : விண்ணப்பம், பரிசீலனை, Interview Board மற்றும் நியமனம்

(Rules 4, 5, 6, 7, 7A, 7B & 8)

RULE 4 — நோட்டரி பதவிக்கு விண்ணப்பிக்கும் முறை

விண்ணப்பம் எப்படி சமர்ப்பிக்க வேண்டும்?

• விண்ணப்பத்தை ஆன்லைனில் Form I (வழக்கறிஞர்கள்) அல்லது Form II (அரசு/நீதித்துறை அதிகாரிகள்) மூலம் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.
• விண்ணப்பம் “competent authority” (அரசு நியமித்த அதிகாரி) என்பவருக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும்.

யார் எந்த Form?

• Rule 3(a) உட்பட்டவர்கள் → Form I
  (advocates – 10 yrs / 7 yrs, women, PwBD)
• Rule 3(b), 3(c) உட்பட்டவர்கள் → Form II
  (இலாகா சட்ட சேவை, நீதித்துறை, அரசு அதிகாரிகள்)

RULE 5 — (இப்போது ரத்து செய்யப்பட்ட விதி)

Rule 5 இப்போது இல்லை (deleted).

RULE 6 — விண்ணப்பத்தின் ஆரம்ப பரிசீலனை (Preliminary Action)

Competent authority முதலில் விண்ணப்பத்தைப் பார்க்கும்:

❌ விண்ணப்பம் நிராகரிக்கப்படும் காரணங்கள்:

1. விண்ணப்பத்தில் தகவல்கள் முழுமையில்லை
2. விண்ணப்பதாரர் Rule 3 தகுதிகளை பூர்த்தி செய்யவில்லை
3. கடந்த 6 மாதங்களில் விண்ணப்பம் மறுக்கப்பட்டிருந்தால்

👉 இவற்றில் ஏதேனும் ஒன்று இருந்தால் → விண்ணப்பம் “summarily rejected”.

✔️ விண்ணப்பம் சரியாக இருந்தால்:

• அதிகாரி தேவையானால் Bar Council / Bar Association / Law Society போன்றவர்களிடம்
  → விண்ணப்பதாரர் குறித்து எதிர்ப்பு உள்ளதா? என்று கேட்பார்.

RULE 7 — Competent Authority இன் பரிந்துரை (Recommendation)

அதிகாரி:

• objections (எதிர்ப்புகள்) இருந்தால் விண்ணப்பதாரரிடம் விளக்கம் கேட்பார்.
• பின்னர் Government-க்கு ஒரு report (அறிக்கை) அனுப்புவார்.

அறிக்கையில் பின்வரும் விஷயங்கள் கருத்தில் கொள்ளப்படும்:

அதிகாரி பார்க்கும் முக்கிய அம்சங்கள்:

1. விண்ணப்பதாரர் அந்த பகுதியில் வசிக்கிறாரா?
2. அந்தப் பகுதியில் நோட்டரிகள் போதுமானவர்களா?
3. அவர் practice அனுபவம் மற்றும் legal knowledge உள்ளவரா?
4. அவர் சேர்ந்த firm-ல் ஏற்கனவே notary உள்ளார்களா?
5. அதே பகுதிக்கான மற்ற விண்ணப்பதாரர்கள் இருந்தால்
   → இவரே மிகச் சரியானவரா?

சிறப்பு விதி:

• Form II உட்பட்டவர்கள் (Rule 3(b)/3(c))
  → Interview Board-க்கு வராமல் direct certificate கொடுக்கலாம்
  (நிபந்தனைகள் பூர்த்தி செய்தால்).

RULE 7A — Interview Board உருவாக்கம்

Government முடிவு செய்தால்:

• விண்ணப்பதாரரை Interview Board முன்னால் வரும்படி அழைப்பார்.
• அவர்கள் applicant-ன் knowledge, suitability ஆகியவற்றைப் பரிசோதிப்பார்கள்.

Interview Board:

• அரசின் சட்ட அதிகாரிகள் பயன்படுத்தி அமைக்கப்படும்.
• தலைவர் → குறைந்தது Deputy Legal Adviser அல்லது அதற்கு மேலானவர்.
• சில நேரங்களில் → ஒற்றை உறுப்பினர் Interview Board கூட இருக்கலாம்.

Interview தவிர்க்கும் விதி:

• அரசு விரும்பினால் காரணம் பதிவு செய்து Interview-ஐ ரத்து செய்யலாம்.

RULE 7B — மாற்றுக்கால விதி (Transitional provision)

2009 க்கு முன் வந்த விண்ணப்பங்கள் புதிய விதிகளின்படி செயல்படும்.

RULE 8 — நியமனம் (Appointment of Notary)

Government Interview Board பரிந்துரையைப் பார்த்த பிறகு:

அரசு செய்யக்கூடிய மூன்று முடிவுகள்:

1. விண்ணப்பத்தை முழுமையாக அங்கீகரித்தல்
2. பகுதி பகுதியாக அங்கீகரித்தல்
3. முழுமையாக மறுத்தல்

விண்ணப்பதாரருக்கு தகவல்:

• அரசின் முடிவு நேரடியாக applicant-க்கு தெரிவிக்கப்படும்.

❗ விண்ணப்பம் நிராகரிக்கப்பட்டால் / பகுதி அனுமதி கிடைத்தால்:

Applicant → 60 நாட்களுக்குள் review கேட்கலாம்.

நியமனம் செய்யப்பட்டால் என்ன நடக்கும்?

அரசு:

1. அவரை Notary ஆக நியமிக்கும்
2. அவரது பெயரை Register of Notaries-ல் சேர்க்கும்
3. அவருக்கு Certificate of Practice கொடுக்கும்
4. இந்தச் சான்றிதழ் 5 வருடம் செல்லுபடியாகும்

✔️ Schedule (அட்டவணை)

• ஒவ்வொரு மாநிலம்/யூனியன் பகுதிக்கும் எத்தனை Notary அனுமதி என்பதைக் காட்டும்.

🔵 பகுதி – 3 : Area Change, Renewal, Fees, Seal, Register

(Rules 8A, 8B, 9, 10, 11 & 12)

RULE 8A — நோட்டரியின் பணிப்பகுதியை மாற்றுவது (Change of Area of Practice)

ஒருவர் ஏற்கனவே ஒரு பகுதியில் notary practice செய்து கொண்டிருக்கும்போது, மற்றொரு பகுதிக்கு மாற்றிக் கொள்ள வேண்டுமெனில்:

விண்ணப்பிக்கும் முறை:

1. மூல certificate State Government வழங்கியிருந்தால்
   → புதிய பகுதியும் அதே மாநிலத்திலேயே இருந்தால்
   → மாநில அரசிடம் விண்ணப்பிக்க வேண்டும்.
2. மூல certificate Central Government வழங்கியிருந்தால்
   → எந்த மாற்றத்திற்கும் Central Government-விடமே விண்ணப்பிக்க வேண்டும்.
3. புதிய பகுதி State-க்கு வெளியே இருந்தால்
   → எந்த சூழலிலும் Central Government-து fresh certificate வழங்கும்.

முக்கிய குறிப்பு:

• Area change செய்தாலும் certificate-ன் மூல கால அவகாசம் (5 ஆண்டுகள்) நீட்டிக்கப்படாது.

RULE 8B — Certificate Renewal (மீண்டும் புதுப்பித்தல்)

சான்றிதழின் காலம்:

• Certificate of Practice → 5 ஆண்டுகள் செல்லுபடியாகும்

Renewal எப்படி?

• Certificate காலாவதியாகும் 6 மாதங்களுக்கு முன்
  → ஆன்லைனில் Form XVI மூலம் விண்ணப்பிக்க வேண்டும்.

அரசு தளர்வு வழங்கலாம்:

• விண்ணப்பம் தாமதமானாலும்
  → அரசு காரணத்தைப் பார்த்து renewal அனுமதிக்கலாம்.

அதிகபட்ச தாமதம்:

• Certificate காலாவதி ஆன பிறகு 1 வருடத்திற்குள் விண்ணப்பித்தாலும்
  → அரசு அனுமதிக்கலாம்.

2024 விதி:

• தற்போது Renewal
  → Physical application (காகித வடிவம்) மூலமும் செய்யலாம்.

RULE 9 — Fees (கட்டண விவரம்)

நோட்டரி certificate / renewal / area change க்கு செலுத்த வேண்டிய கட்டணம்:

RULE 10 — நோட்டரி வசூலிக்கக்கூடிய கட்டணம் (Fees chargeable by Notary)

ஒரு Notary பொதுமக்களிடமிருந்து வசூலிக்கக்கூடிய அதிகபட்ச கட்டணங்கள்:

📌 முக்கிய செயல்கள் & கட்டணங்கள்:

• Noting an instrument (உரையை பதிவு செய்தல்)
  ₹50 – ₹200 (விலை அடிப்படையில்)
• Protest (எழுவாய் பதிவு)
  ₹50 – ₹200
• Declaration for payment for honour
  ₹100
• Attestation / Certification
  ₹35
• Affidavit / Oath
  ₹35
• Foreign documents preparation / authentication
  ₹200
• Translation + verification
  ₹100
• Ship / Boat protest
  ₹200
• True copy certification
  ₹10 per page (குறைந்தது ₹20)
• Other notarial acts
  → appropriate government fix செய்யும்.

பயணக் கட்டணம் (Travel allowance):

• ஒரு notary, field-க்கு வரும்போது
  → ₹20 / km வரை வசூலிக்கலாம்.

RULE 11 — Notary Business நடத்தும் முறை

நோட்டரிகள் பின்வரும் வழிமுறைகளை பின்பற்ற வேண்டும்:

முக்கிய கடமைகள்:

1. அனைத்து பணிகளும் கண்டிப்பாக Form-களைப் பயன்படுத்தி செய்ய வேண்டும்.
2. Notarial Register (Form XV) கட்டாயம் வைத்து பராமரிக்க வேண்டும்.
3. Clerk மூலம் demand செய்திருந்தாலும்
   → Notary பதிவு பார்த்து signing செய்ய வேண்டும்.
4. Register தொடங்கும் முன்
   → அதன் pages எண்ணிக்கை குறித்து certificate எழுத வேண்டும்.
5. District Judge / Government Officer
   → வருடத்தில் இருமுறை வரை register-ஐப் பரிசோதிக்கலாம்.
6. ஆவணம் English அல்லாவிட்டாலும்
   → entry English அல்லது original language-ல் செய்யலாம்.
7. Negotiable Instruments Act, 1881 (Chapter V) விதிகளை பின்பற்ற வேண்டும்.
8. Notary செய்யக்கூடிய பணிகள்:
   • ஆவணங்கள் எழுதுதல், சான்றிடுதல்
   • Negotiable instruments தொடர்பான noting
   • Will மற்றும் மற்ற testamentary documents
   • Affidavits தயாரித்தல்
9. கட்டணம் பெறும் பொது
   → ரசீது (Receipt) கொடுக்க வேண்டும்
   → fees register வைத்திருக்க வேண்டும்.

RULE 12 — Notary Seal (முத்திரை)

ஒவ்வொரு நோட்டரியும்:

சுற்று வடிவம் (5 cm) கொண்ட ஒரு அதிகாரப்பூர்வ முத்திரை பயன்படுத்த வேண்டும்.

அதில்:

• Notary Name
• Area of practice
• Registration Number
• “NOTARY” என்ற வார்த்தை
• Government name

இவை தெளிவாக இருக்க வேண்டும்.

🔵 பகுதி – 4 : Rule 13 – நோட்டரியின் ஒழுக்கக்கேடு / தவறான நடத்தை விசாரணை

Rule 13 என்பது நோட்டரிக்கு எதிராக வரும் புகார்கள் மற்றும் அரசு எப்படிச் செயல்பட வேண்டும் என்பதை விரிவாக விளக்குகிறது.

⭐ Rule 13(1) — விசாரணை தொடங்குவது எப்படி?

நோட்டரியின் தவறான நடத்தை பற்றி விசாரணை இரண்டு வழிகளில் தொடங்கலாம்:

1. அரசு தானாகவே (Suo Motu) தொடங்கலாம்

உதாரணம்:

• District Judge-ன் inspection report
• போலீஸ் தகவல்
• அரசின் நேரடி தகவல்

2. பொதுமக்கள் புகார் அளித்தால்

• புகார் குறிப்பிட்ட வடிவத்தில் (Form XIII) இருக்க வேண்டும்.

⭐ Rule 13(2) — புகாரில் இருக்க வேண்டிய விவரங்கள்

புகாரம் ஏற்கப்பட வேண்டுமெனில் இதில் முக்கியமான இரண்டு தகவல்கள் இருக்க வேண்டும்:

(a) அவர் செய்த குற்றம் அல்லது தவறான நடத்தை என்ன?

உதாரணம்:

• போலி ஆவணத்தை attestation செய்தது
• கையொப்பத்தை போலியாக உறுதிப்படுத்தியது
• அதிக கட்டணம் வசூலித்தது
• Register-ல் பதிவு வைக்காதது
• நேர்மையற்ற நடத்தை

(b) அதற்கு ஆதாரம் என்ன?

• ஆவணங்கள்
• சாட்சி ஆதாரம்
• ரசீது
• வீடியோ / ஆடியோ
  இவற்றை குறைந்தபட்சம் குறிப்பிட வேண்டும்.

⭐ Rule 13(3) — தவறான புகார்களை அரசு திரும்ப அனுப்பலாம்

புகாரில்:

• விவரங்கள் இல்லை
• Form XIII-ல் இல்லை
• ஆதாரங்கள் இல்லை

அப்படியானால் அரசு:

➡️ புகாரை திரும்ப அனுப்பும்
➡️ தேவையான திருத்தங்களை செய்து மீண்டும் அனுப்பச் சொல்லும்

மேலும்:

ஒரே விஷயத்தில் முன்பு புகார் வந்திருந்தால்
→ புதிய புகார் நேரடியாக தள்ளுபடி செய்யப்படும்.

⭐ Rule 13(4) — புகார் நகல் நோட்டரிக்கு அனுப்பப்படும்

புகார் சரியாக இருந்தால்:

• அரசு 60 நாட்களுக்குள்
  → அந்தப் புகாரின் நகலை நோட்டரிக்கு அனுப்ப வேண்டும்.

Suo motu வழியில்:

அரசு charge sheet (குற்ற விவரங்கள்) அனுப்பும்.

⭐ Rule 13(5) — நோட்டரி எப்படி பதில் அனுப்ப வேண்டும்?

நோட்டரிக்கு:

• 14 நாட்கள் நேரம்
• எழுத்து வடிவில்
• சத்தியப்பிரமாணம் போல (verified statement)
• தேவையான ஆதாரங்களுடன்

கொடுக்க வேண்டும்.

⭐ Rule 13(6) — Prima facie Case (முன்னோட்ட குற்றம்) இருப்பதா?

அரசு நோட்டரின் பதில் மற்றும் ஆவணங்களைப் பார்த்து முடிவு செய்யும்:

Case இல்லை என்றால்:

• புகார் மூடப்படுவது
• நோட்டரிக்கும், புகாராளருக்கும் அறிவிக்கப்படும்

Case இருக்கிறது என்றால்:

• Competent Authorityக்கு Inquiry செய்ய உத்தரவு

⭐ Rule 13(7) — Notice எப்படி அனுப்பப்படும்?

• அனைத்து அறிவிப்பும் registered post மூலம் அனுப்பப்படும்.
• அவர் பெற மறுத்தாலும் → அது பெற்றதாகவே கருதப்படும்.
• 30 நாட்களுக்குள் திரும்பி வரவில்லை என்றாலும் → அது பெறப்பட்டதாகவே கருதப்படும்.

⭐ Rule 13(8) — விசாரணைக்கு வேண்டிய அனைத்து தகவல்களும் அரசு வழங்கும்

அரசு, விசாரணை அதிகாரிக்கு தேவையான அனைத்து ஆவணங்களையும் தர வேண்டும்.

⭐ Rule 13(9) — நோட்டரிக்கு பாதுகாப்பு உரிமை

நோட்டரிக்கு உரிமை:

✔️ தன்னை பாதுகாக்க
✔️ நேரில் வர
✔️ lawyer உடன் வர
✔️ மற்றொரு notary உடன் வர

⭐ Rule 13(10) — விசாரணை நடைமுறை

Inquiry Officer:

• சாட்சிகளை கேட்பார்
• ஆவணங்களை ஏற்றுக்கொள்வார்
• cross examination அனுமதிப்பார்
• தேவையான நடைமுறையை தானே நிர்ணயிப்பார்

⭐ Rule 13(11) — Inquiry Report

Inquiry முடிந்ததும்:

• Competent Authority government-க்கு report அனுப்பும்.

⭐ Rule 13(12) — அரசு இறுதி நடவடிக்கை

அரசு report பார்த்து, தேவையானால்:

• மேலும் விசாரணை உத்தரவிடலாம்
  அல்லது
• நேரடியாக தண்டனை வழங்கலாம்.

அரசு வழங்கக்கூடிய தண்டனைகள்:

(i) மிகக் கடுமையான தண்டனை:

• Certificate ரத்து
• வாழ்நாள் முழுவதும் Notary பணியிலிருந்து அகற்றல்

(ii) நடுத்தர தண்டனை:

• சில காலத்திற்கு Notary practice நிறுத்தம் (Suspension)

(iii) எச்சரிக்கை:

• Warning மட்டும் வழங்கப்படும்

⭐ Rule 13(13) — தண்டனை அறிவிப்பு

• Notary பெயர் Register-லிருந்து நீக்கப்பட்டால்
  → அரசு அதிகாரப்பூர்வ வர்த்தமானியில் (Gazette) அறிவிப்பார்கள்
• நோட்டரிக்கும் எழுதித் தெரிவிக்கப்படும்

🔵 பகுதி – 5 : Rules 14–17 — வருடாந்திர பட்டியல், அலுவலகம், Forms & List

⭐ RULE 14 — வருடாந்திர பட்டியல் (Annual List of Notaries)

ஒவ்வொரு ஆண்டும்:

• மத்திய அரசு
• அல்லது மாநில அரசு

தங்கள் துறைக்குச் சேர்ந்த அனைத்து நோட்டரிகளின் வருடாந்திர பட்டியலை அதிகாரப்பூர்வ வர்த்தமானியில் (Gazette) வெளியிட வேண்டும்.

பட்டியலில் இடம் பெறுவது:

1. நோட்டரியின் பெயர்
2. முகவரி
3. பதிவு எண்
4. அவர் practice செய்யும் பகுதி
5. எனும் மேலதிகத்தகவல்கள்

நோக்கம்:

• பொதுமக்கள் எந்த நோட்டரிகள் அங்கீகரிக்கப்பட்டவர்கள் என்பதை தெரிந்துகொள்ள
• போலி நோட்டரிகளைத் தடுப்பதற்கு

⭐ RULE 15 — Notary Office (நோட்டரி அலுவலகம்) தொடர்பான விதிகள்

ஒவ்வொரு நோட்டரியும்:

1) தன்னுடைய அலுவலகத்தின் முகவரி தெளிவாக அறிவிக்க வேண்டும்

• Address மாற்றம் இருந்தால் உடனே அரசிடம் தெரிவிக்க வேண்டும்.

2) Government-ல் பதிவு செய்யப்பட்ட முத்திரை, Register, Receipt Book

இவை அலுவலகத்தில் வைத்திருக்க வேண்டும்.

3) அலுவலகத்தில் இதை காட்ட வேண்டும்:

• Notary Certificate (சார்டிபிகேட்)
• Fee Table (வசூல் செய்யும் கட்டண பட்டியல்)
• Name Board
  → “NOTARY” என தெளிவாக இருக்க வேண்டும்

4) அலுவலக நேரம்

• நோட்டரியும் தனது செயல்நேரத்தை மக்கள் அறியும்படி வைத்திருக்க வேண்டும்.

⭐ RULE 16 — Forms (படிவங்கள்) பயன்பாடு

நோட்டரிகள் செய்யும் பணிகளுக்கு குறிப்பிட்ட Form-கள் கட்டாயம்:

உதாரணம்:

• Form I / II → நியமன விண்ணப்பம்
• Form XIII → புகார் (Complaint)
• Form XV → Notarial Register
• Form XVI → Renewal Application
• பல வகை Certificates, Protests, Attestation Forms

முக்கிய விதி:

👉 Form வடிவத்தை மாற்றக்கூடாது
👉 ஒவ்வொரு செயலுக்கும் அந்தச் செயலுக்கான Form-ஐயே பயன்படுத்த வேண்டும்.

இதன் நோக்கம்:

• நாடு முழுவதும் நியமன நடைமுறை ஒரே முறையாக இருக்க
• போலி ஆவணங்களைத் தடுக்க

⭐ RULE 17 — Notaries List (நோட்டரிகள் பட்டியல்)

மத்திய அரசு மற்றும் மாநில அரசுகள்:

வருடந்தோறும்:

• தங்களது jurisdiction-ல் உள்ள அனைத்து நோட்டரிகளின் பூரண பட்டியலை வெளியிட வேண்டும்

பட்டியலில்:

• பெயர்
• முகவரி
• practice area
• certificate எண்
• certificate வழங்கிய தேதி
• செல்லுபடியாகும் காலம்

இவை அனைத்தும் இடம்பெறும்.

இந்தப் பட்டியல் எங்கே கிடைக்கும்?

• அதிகாரப்பூர்வ வர்த்தமானி (Gazette)
• சட்டத்துறை இணையதளம்
• நீதிமன்றங்கள் மற்றும் மாவட்ட ஆட்சியர் அலுவலகங்கள்